HR-chatbotit ovat keskustelupohjaisia "tietokoneohjelmia", jotka toimivat eräänlaisina käyttöliittyminä automatisoiduissa HR-prosesseissa. Ne on suunniteltu olemaan vuorovaikutuksessa henkilökunnan kanssa tarjoamalla tukea ja opastusta, kyselemällä asioita sekä ennen kaikkea vastaamaan kysymyksiin, jotka liittyvät erityisesti henkilöstö- ja työsuhdeasioihin.
HR-chatbotit integroituvat vaivatta HR-järjestelmiin sekä eri rekrytointi (ATS)- ja oppimisjärjestelmiin. Intergraatioiden kautta kaikki järjestelmissä oleva (henkilö)tieto on chatbottien käytettävissä. Näin esim. henkilöstön esittämät toistuvat kysymykset (FAQ), jotka kuormittavat esi- ja HR-henkilöitä vuodesta toiseen, voidaan antaa chatbottien hoidettavaksi. Näin HR-ammattilaisten aikaa säästyy tuottavampiin tehtäviin, ja työntekijät saavat välittömän sekä oikean vastauksen kysymyksiinsä, mikä puolestaan parantaa työntekijäkokemusta.
Henkilöstökokemuksen lisäksi tiedolla johtaminen tehostuu, kun chatboteilla kerätty henkilöstödata yhdistetään organisaation muuhun dataan, jolloin operatiivinen johtaminen ja strateginen suunnittelu nousevat seuraavalla tasolle. Todellinen tuottavuusloikka henkilöstöhallinnossa koetaan kuitenkin tekoälyn käyttöönoton myötä. Tekoäly ja chatbotit mahdollistavat esim. erittäin tehokkaan henkilökohtaisen avustajan, joka vaikkapa tiivistää asiakirjoja ja nopeuttaa projektien luomista ja laadintaa sekä toimii 24/7 saatavilla olevana avustajana.
Tyypillisiä, toimialasta riippumattomia ja nopeasti käyttöön otettavia HR-chatbotratkaisuja ovat mm.:
Esiperehdytys ja perehdytys: Chatbotit tarjoavat uusille työntekijöille mm. tietoa yrityskulttuurista ja eduista, mutta ennen kaikkea tehostavat ja nopeuttavat perehdytystä uusiin tehtäviin ja vastuisiin.
Työntekijöiden tuki koko työsuhteen aikana (FAQ): Chatbotit tarjoavat henkilöstölle 24/7 tukea erilaisissa HR-asioissa, kuten lomakäytännöissä, eduissa ja palkkakyselyissä. Kaikilla päätelaitteilla.
Lähtökeskustelu: Chatbotit keräävät “inhimillisellä dialogilla” vastauksia siihen, miksi työntekijät lähtevät. Näin saadaan kasvatettua ymmärrystä ja tehtyä oikeita toimenpiteitä.
HR-chatbotit auttavat organisaatioita tehostamaan HR-prosessejaan, vähentämään kustannuksiaan ja parantamaan työntekijöiden kokemusta työntekijäpolun jokaisessa vaiheessa. Avain on oikea-aikainen ja relevantti dialogi.
Tiesitkö muuten, että jos tekoälylle annetaan vastuu usein kysyttyjen kysymysten (FAQ) hoitamiseen, vähenee HR-henkilöstön työtaakka tältä osin jopa 80%. Mitä sinä tekisit HR-ammattilaisena muutamalla lisätunnilla viikossa?
